Se para disponibilizar comunicação aos colaboradores, clientes e fornecedores, sua empresa está gastando uma fortuna, é hora de pensar em um Gerenciamento de Despesas de Telecom (TEM)
A telefonia é uma das principais ferramentas do mercado corporativo para atender a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores. Justamente por visar uma comunicação de qualidade, frequentemente as empresas investem pesado em sistemas de telefonia. Porém, muitas disponibilizam esse recurso sem avaliar certos critérios, que podem fazer total diferença nos valores das contas.
As empresas chegam a ‘bancar’ essas contas por anos sem grandes questionamentos, mas em um cenário de retração em que buscam alternativas para reduzir custos, os altos valores de telefonia se tornam muito expressivos para o orçamento. Portanto, uma das estratégias para reduzir essas contas é fazer a gestão das despesas dos serviços Telecom.
Uma metodologia que pode ser aplicada para chegar a esse resultado é a Telecom Expenses Management (TEM) ou Gerenciamento de Despesas de Telecom, que atua na otimização dos custos, sem gerar impactos para o negócio da empresa. Nenhum conflito é gerado porque as adequações realizadas cortam custos desnecessários, mantendo o que é utilizado e essencial.
Por exemplo, se uma empresa de mil funcionários precisa que seus diretores e alguns poucos departamentos realizem ligações internacionais, o acesso será aberto somente para essas áreas e não para toda a empresa.
Principais atividades de serviços especializados
As principais responsabilidades e atividades relacionadas ao Gerenciamento de Despesas de Telecom são:
- Administrar o inventário de Telecom;
- Controlar e auditar as faturas, gerindo o processo de contestação das cobranças em desacordo com o contrato;
- Negociar os contratos com os fornecedores, buscando não somente a redução das tarifas, mas a implementação de melhores níveis de serviço;
- Analisar as faturas para identificar o perfil de consumo, usos abusivos ou indevidos e destacar as oportunidades de redução;
- Gerir o relacionamento com as operadoras;
- Alocar as despesas nos centros de custo e gerar as informações para apoiar o controle orçamentário;
- Criar, implementar, gerir e atualizar as políticas de concessão e uso dos recursos de Telecom;
- Sustentar a tomada de decisão, fornecendo informações gerenciais.
Com o Gerenciamento de Despesas de Telecom, a empresa passa a atuar com qualidade nos contratos firmados, que estarão alinhados em relação às tarifas de telefonia a serem praticadas e às melhorias nos níveis de serviços. Além do mais, a organização dos processos permitem o aumento no controle das despesas e facilitam a tomada de decisões nos casos de redução dos valores.
O Gerenciamento de Despesas de Telecom pode ser feito internamente pela empresa ao criar processos e fluxos ou ao utilizar softwares específicos.
Porém, a contratação de serviços especializados é indicada para garantir uma análise criteriosa do contrato e permitir a adequação dos valores comprados e recebidos. Além disso, serviços especializados oferecem toda a experiência e conhecimento do setor para reaver os valores cobrados indevidamente pela operadora de telefonia.
Luciele Ceconello – Gerente de Projetos – luciele.ceconello@napit.com.br
