Para reducir costos y modernizar sus sistemas para telefonía IP, Souza Cruz actualizó la infraestructura de sus sitios. Dentro de ese proyecto, Nap IT realizó una intensa evaluación en el ambiente, a fin de identificar las soluciones que serían necesarias para atender a los objetivos de la empresa. ¡Compruebe este caso de éxito por la revista Cisco Live!
Solución para telefonía IP, como Cisco Call Manager permite definir una ruta de menor costo en conexiones DDD, además de viabilizar conexiones intrared para evitar llamadas DDI
Souza Cruz, empresa del sector del tabaco, está en proceso de modernización de su sistema de telefonía, actualizando toda la infraestructura de sus 16 sitios en Brasil. La iniciativa forma parte del programa Be Connected, que se implantará en todas las empresas de British American Tobacco (BAT), grupo del que forma parte de Souza Cruz en América Latina y el Caribe.
“La intención es reducir los costos de telefonía desde la voz sobre IP, además de traer mayor movilidad a los empleados”, explica Matheus Ferreira, gerente de TI para el área de Product Center y Global Leaf R & D de la compañía. Para ello, Souza Cruz eligió las soluciones de Cisco, que ya se utilizan en sedes de BAT en otros países, y la integradora Nap IT Network Solutions como prestadora del servicio de instalación y consultoría del proyecto.
En primer lugar, hay que recordar que la compañía ya poseía experiencias con telefonía IP. En enero de 2015, Nap IT realizó un proyecto piloto en la matriz, ubicada en Río de Janeiro, y diagnosticó que la infraestructura era híbrida – 70% analógica y 30% VoIP, pero los equipos estaban obsoletos y sin soporte de mantenimiento.
Después de cuatro meses de análisis, se llegó a la conclusión de que 12 sitios de Souza Cruz necesitaban actualizar los sistemas de telefonía.
A partir de esta evaluación, Nap IT inició la planificación de las soluciones que se comprarían para componer el proyecto. Entre los 11 softwares de comunicación unificada (UC) adquiridos, destaca Cisco Call Manager 10.0, que hace la gestión de todo el ambiente incluso de los servicios de Voice Mail, Instant Messaging, Compartir Pantalla (vía softphone) y Videoconferencia (vía soft y hardphone) por la red local y por Internet (SIP), entre otras funcionalidades que facilitan la comunicación de voz y video. También se adquirió Cisco VCS Expressway para garantizar la seguridad del sistema de telefonía IP.
Ferreira comenta que el análisis y la planificación de Nap IT fueron fundamentales para el proyecto, disminuyendo los gastos con soluciones innecesarias, así como evitando la compra de equipos sin planificación. “Ellos presentaron un mapa de lo que ya teníamos y lo que podríamos tener para agregar beneficios, facilitando a la hora de adquirir nuevas soluciones.”
De acuerdo con Vagner Aguiar, consultor de telecomunicaciones de Nap IT y gerente de implementación del Proyecto Be Connected en Souza Cruz, toda la integración de los sistemas garantizó el ruido cero durante el proyecto.
Entrenamiento y nueva estructura Wi-Fi
Pero a pesar de la planificación, el proyecto no dejó de enfrentar algunos obstáculos. En la oficina, el principal desafío fue el mantenimiento de algunas líneas analógicas para soportar equipos como fax y extensiones de servicios, entre ellos código de puertas y sistemas de alarma. Otro punto a ser superado fue la necesidad de reestructurar la red inalámbrica (Wi-Fi) para fortalecer la señal y proveer conectividad a los aparatos móviles de los colaboradores.
Esta etapa fue vencida con el análisis e implantación de nuevos switches y access points. Pero todavía quedaban otros dos desafíos: entrenar a los colaboradores para utilizar la nueva tecnología; y hacer la transición de la telefonía sin impacto. “Montamos un showroom donde realizamos los entrenamientos específicos y la implementación asistida por los usuarios”, explica Aguiar.
Telepresencia y movilidad
Según él, la inversión en telepresencia de Souza Cruz fue pequeña en este proyecto, ya que se adquirieron sólo dos aparatos SX20 para salas de reunión, uno instalado en la matriz en Río de Janeiro y otro en la fábrica en Cachoeirinha (RS). El consultor resalta que las 11 salas de vídeo mantenidas por Souza Cruz en el país necesitaron sólo adaptaciones para recibir los nuevos sistemas de videoconferencia. “El sistema sigue siendo obsoleto. Hay un proyecto de reemplazar todos estos equipos antiguos de Cisco SX20 en este primer semestre de 2016 “, adelanta.
Ferreira, da Souza Cruz, confirma que la compañía ya estaba acostumbrada al uso de la telepresencia, pero falta un punto: movilidad. También resalta que las salas de videoconferencia son muy utilizadas, lo que acaba generando dificultad en programar reuniones. Por eso, se adquirieron aparatos telefónicos con cámaras y displays empotrados, permitiendo que los colaboradores responsables por decisión (gerentes y directores) pasas a contar con videoconferencia en sus salas o por medio de sus celulares.
Aguiar dice que fueron comprados siete modelos de aparatos, siendo un móvil, totalizando 1.400 teléfonos. Hasta el final de la implantación, el proyecto tendrá 2,5 mil equipos. El sistema ya abarca más de 700 usuarios en los tres lugares donde el proyecto fue entregado – Río de Janeiro, Product Center, Global Leaf R & D y el Centro Integrado de Distribución (CID), de Porto Alegre (RS). Cuando finalizado, cerca de 7 mil empleados y terceros serán abarcados por la nueva tecnología.
La adopción del teléfono Cisco CP-7825 (móvil), por ejemplo, también ha traído una ventaja que Ferreira considera estrictamente necesaria para los investigadores de Souza Cruz, que no pueden contar con aparatos telefónicos dentro del laboratorio. “Los laboratorios poseen una antessala, donde se encuentran todos los teléfonos, pero a veces es necesario que el investigador entre con el aparato. Por eso la necesidad de un móvil “, explica.
Directores y gerentes senior de Souza Cruz cuentan con el Cisco Jaber, una aplicación de smartphone que permite que el celular gire la extensión de teléfono. “De esta forma, puede utilizar sólo el propio dispositivo móvil”, comenta Ferreira.
La solución también trae comodidad para el usuario, ya que las llamadas se pueden realizar desde cualquier lugar. El recurso es particularmente interesante para los colaboradores responsables de la relación internacional de Souza Cruz, que necesitan adaptarse a diversas zonas horarias.
Reducción de costos va a pagar tecnología
Además de la movilidad y facilidad de acceso, Souza Cruz prevé el retorno de la inversión a partir de la reducción del costo de llamadas internacionales, ya que las llamadas serán hechas por la red de datos.
Además, Call Manager puede calcular la ruta de menor costo, transformando conexiones interurbanas (DDD) en lugares, siempre que la llamada se dirija a una región que cuente con una filial actualizada con la telefonía IP.
