Hay tres pilares fundamentales de la gestión de los gastos de telecomunicaciones que permiten la reducción expresiva en las cuentas de teléfono
Para tener una economía impactante en los costos mensuales de telefonía, una opción indicada por especialistas en Telecom es implementar gestión de la telefonía, como la metodología Telecom Expenses Management (TEM) o Gestión de Gastos de Telecom.
En la gestión de telefonía, tres pilares fundamentan todas las demás actividades y responsabilidades de la implementación, son ellos la administración del inventario de Telecom; la negociación de contratos con las operadoras; y la auditoría de las facturas.
A partir del informe generado por el análisis en los procesos de uso de los servicios telefónicos, la Gestión de Gastos de Telecom va a dar las directrices y proyectar el porcentaje de reducción de costo que su empresa puede obtener.
Conozca las actividades fundamentales para la gestión de telefonía
1- Inventario – Si la empresa aún no realiza la Gestión de Gastos de Telecom,el primer paso es construir el inventario. En esta etapa, existen algunas preguntas que van a orientar la recolección y estructuración de los datos:
¿Quién es el usuario de cada teléfono celular?
¿Cuántas extensiones están registradas en las centrales telefónicas?
¿Qué centro de coste se debe asignar a cada uno de los recursos?
Después de la construcción del inventario es imprescindible adoptar procesos que garanticen su mantenimiento. A través de la actualización del inventario será posible mantener las políticas de concesión y uso de los recursos de Telecom adherentes a las necesidades de la empresa.
¡Mantener la actualización de los datos del inventario es el mayor desafío para su empresa!
2- Negociación de contrato con la operadora – Este proceso es complejo y, a veces, demorado. Los contratos de las empresas de telefonía tienen una variedad de términos específicos y servicios que pueden dificultar el entendimiento del cliente y la identificación de los puntos esenciales de negociación.
Para conducir una negociación contractual, su empresa necesita definir el fundamento de esa negociación, o sea, lo que va a basar la definición arancelaria y, consecuentemente, lo que puede ser ahorrado.
Además, debe evaluar sus necesidades en términos del acuerdo de nivel de servicio (Service Level Agreement – SLA) y soporte técnico, que a su vez garantizará la disponibilidad de los servicios de calidad.
En los contratos de telefonía, también hay la dificultad de definir cuáles son las reales necesidades de su empresa e identificar si las propuestas recibidas están de acuerdo con el mercado para empresas del mismo tamaño, tanto en términos de tarifas como en términos de niveles de servicio. Por eso, es necesario hacer un Benchmark, por el cual serán analizados los modelos de negocios de los competidores.
Después de construir el inventario y negociar los contratos, es hora de auditar y contestar las facturas de Telecom.
3- Auditoría – Cuando su empresa adopta procesos de auditoría recurrentes y sistemáticos, ella está garantizando que los valores cobrados estén de acuerdo con el contrato y que no haya cobro de servicios bloqueados o de recursos ya cancelados.
En la auditoría, cada error y su causa raíz se identifican y, a continuación, se abre el proceso de contestación con el operador, a fin de que los valores indebidos sean negociados y recuperados. Después de esta etapa, se ejecuta un plan de acción para que los errores se reduzcan en las próximas facturas.
Reducción de costos y mejora de servicios
Con estos pasos, su empresa va a sentir en el presupuesto las ventajas de la Gestión de Gastos de Telecom, tanto por la reducción de los costos y por la mejora en la calidad de los servicios prestados. Y esta economía puede ser tranquilamente calculada y proyectada durante el análisis de inventario.
Existen consultorías especializadas en este tipo de servicio, que pueden ayudar a su empresa en todas las etapas. Entonces, no pierda tiempo para tomar una actitud ante los altos costos de telefonía. Administre sus cuentas y averigüe qué porcentaje de reducción de gastos de Telecom su empresa puede alcanzar.
Luciele Ceconello – Gerente de Proyectos – luciele.ceconello@napit.com.br
