Há três pilares fundamentais do Gerenciamento de Despesas de Telecom que permitem a redução expressiva nas contas de telefone
Para ter uma economia impactante nos custos mensais de telefonia, uma opção indicada por especialistas em Telecom é implementar gestão da telefonia, como a metodologia Telecom Expenses Management (TEM) ou Gerenciamento de Despesas de Telecom.
Na gestão de telefonia, três pilares fundamentam todas as demais atividades e responsabilidades da implementação, são eles a administração do inventário de Telecom; a negociação de contratos com as operadoras; e a auditoria das faturas.
A partir do relatório gerado pela análise nos processos de uso dos serviços telefônicos, o Gerenciamento de Despesas de Telecom vai dar as diretrizes e projetar a porcentagem de redução de custo que sua empresa pode obter.
Conheça as atividades fundamentais para a gestão de telefonia
1- Inventário – Caso a empresa ainda não faça o Gerenciamento de Despesas de Telecom, o primeiro passo é construir o inventário. Nessa etapa, existem algumas perguntas que vão orientar a coleta e estruturação dos dados:
Quem é o usuário de cada telefone celular?
Quantos ramais estão cadastrados nas centrais telefônicas?
Qual centro de custo deve ser atribuído a cada um dos recursos?
Após a construção do inventário é imprescindível adotar processos que garantam sua manutenção. Por meio da atualização do inventário será possível manter as políticas de concessão e uso dos recursos de Telecom aderentes às necessidades da empresa.
Manter a atualização dos dados do inventário é o maior desafio para sua empresa!
2- Negociação de contrato com a operadora – Esse processo é complexo e, por vezes, demorado. Os contratos das empresas de telefonia têm uma variedade de termos específicos e serviços que podem dificultar o entendimento do cliente e a identificação dos pontos essenciais de negociação.
Para conduzir uma negociação contratual, sua empresa precisa definir o baseline dessa negociação, ou seja, o que vai embasar a definição tarifária e, consequentemente, o que pode ser economizado.
Além disso, deve avaliar suas necessidades em termos do acordo de nível de serviço (Service Level Agreement – SLA) e suporte técnico, que por sua vez vai garantir a disponibilidade dos serviços com qualidade.
Nos contratos de telefonia, também há a dificuldade de definir quais são as reais necessidades de sua empresa e identificar se as propostas recebidas estão de acordo com o mercado para empresas do mesmo porte, tanto em termos de tarifas quanto em termos de níveis de serviço. Por isso, é necessário fazer um Benchmark, pelo qual serão analisados os modelos de negócios dos concorrentes.
Após construir o inventário e negociar os contratos, é hora de auditar e contestar as faturas de Telecom.
3- Auditoria – Quando sua empresa adota processos de auditoria recorrentes e sistemáticas, ela está garantindo que os valores cobrados estejam de acordo com o contrato e que não haja cobrança de serviços bloqueados ou de recursos já cancelados.
Na auditoria, cada erro e sua causa raiz são identificados e, em seguida, é aberto o processo de contestação com a operadora, a fim de que os valores indevidos sejam negociados e recuperados. Depois dessa etapa, um plano de ação é executado para que os erros sejam reduzidos nas próximas faturas.
Redução de custo e melhoria de serviços
Com esses passos, sua empresa vai sentir no orçamento as vantagens do Gerenciamento de Despesas de Telecom, tanto pela redução dos custos quanto pela melhoria na qualidade do serviços prestados. E essa economia pode ser tranquilamente calculada e projetada durante a análise de inventário.
Existem consultorias especializadas nesse tipo de serviço, que podem ajudar a sua empresa em todas as etapas. Então, não perca tempo para tomar uma atitude diante dos altos custos de telefonia. Gerencie suas contas e saiba qual a porcentagem de redução de despesas de Telecom sua empresa pode alcançar.
Luciele Ceconello – Gerente de Projetos – luciele.ceconello@napit.com.br
