Si para ofrecer comunicación a los colaboradores, clientes y proveedores, su empresa está gastando una fortuna, es hora de pensar en una Gestión de Gastos de Telecom (TEM)
La telefonía es una de las principales herramientas del mercado corporativo para atender la comunicación entre colaboradores, clientes y proveedores. Justamente por tener una comunicación de calidad, a menudo las empresas invierten pesado en sistemas de telefonía. Sin embargo, muchas ofrecen este recurso sin evaluar ciertos criterios, que pueden hacer total diferencia en los valores de las cuentas.
Las empresas llegan a ‘bancar’ esas cuentas por años sin grandes cuestionamientos, pero en un escenario de retracción en que buscan alternativas para reducir costos, los altos valores de telefonía se vuelven muy expresivos para el presupuesto. Por lo tanto, una de las estrategias para reducir estas cuentas es gestionar los gastos de los servicios de telecomunicaciones.
Una metodología que puede ser aplicada para llegar a ese resultado es la Telecom Expenses Management (TEM) o Gestión de Gastos de Telecom, que se desarrolla en la optimización de los costos, sin generar impactos para el negocio de la empresa. Ningún conflicto se genera porque las adecuaciones realizadas cortan costos innecesarios, manteniendo lo que se utiliza y esencial.
Por ejemplo, si una empresa de mil empleados necesita que sus directores y algunos pocos departamentos realicen conexiones internacionales, el acceso se abrirá sólo para esas áreas y no para toda la empresa.
Principales actividades de servicios especializados
Las principales responsabilidades y actividades relacionadas con la Gestión de Gastos de Telecom son:
- Administrar el inventario de Telecom;
- Controlar y auditar las facturas, gestionando el proceso de contestación de los cobros en desacuerdo con el contrato;
- Negociar los contratos con los proveedores, buscando no sólo la reducción de las tarifas, sino la implementación de mejores niveles de servicio;
- Analizar las facturas para identificar el perfil de consumo, usos abusivos o indebidos y destacar las oportunidades de reducción;
- Gestionar la relación con los operadores;
- Asignar los gastos en los centros de coste y generar la información para apoyar el control presupuestario;
- Crear, implementar, gestionar y actualizar las políticas de concesión y uso de los recursos de Telecom;
- Sostener la toma de decisiones, proporcionando informaciones gerenciales.
Con la Gestión de Gastos de Telecom, la empresa pasa a actuar con calidad en los contratos firmados, que estarán alineados con las tarifas de telefonía a ser practicadas y las mejoras en los niveles de servicios. Además, la organización de los procesos permite el aumento en el control de los gastos y facilitan la toma de decisiones en los casos de reducción de los valores.
La Gestión de Gastos de Telecom puede realizarse internamente por la empresa al crear procesos y flujos o al utilizar software específico.
Sin embargo, la contratación de servicios especializados está indicada para garantizar un análisis riguroso del contrato y permitir la adecuación de los valores comprados y recibidos. Además, servicios especializados ofrecen toda la experiencia y conocimiento del sector para recuperar los valores cobrados indebidamente por la operadora de telefonía.
Luciele Ceconello – Gerente de Proyectos – luciele.ceconello@napit.com.br
