Para que gastar tempo e dinheiro com reuniões distantes? Os atuais sistemas de videoconferência oferecem funcionalidades que garantem a mesma eficiência dos encontros presenciais
Quando uma empresa amplia suas fronteiras e abre filiais, escritórios ou centros de distribuição em locais afastados, passa a lidar com o desafio de proporcionar condições de comunicação entre os colaboradores, apesar da distância. Para tanto, além dos meios mais usuais, como telefone e e-mail, as empresas podem contar com sistemas de videoconferência, que permitem compartilhar conteúdo, oferecem som e vídeo de alta definição, garantindo produtividade a uma reunião como se fosse presencial.
Tais tecnologias hoje em dia vão muito além de abrir canal de comunicação entre colaboradores, elas também integram profissionais de outras empresas, de outras regiões, por meio do uso de diferentes dispositivos móveis. Além disso, videoconferência permite que os profissionais não tenham que se deslocar para reuniões presenciais, prática que sempre gerou altos custos e investimento em tempo de viagem, por vezes superior ao tempo de duração da reunião.
Diante de um cenário econômico instável como o atual, essa situação seria insustentável para as metas de redução de custos impostas às empresas.
Possibilidades e flexibilidade
Imagine que você tenha a missão de conciliar a agenda de 10 executivos, sediados nas regiões sudeste, sul e nordeste. A tarefa se torna um pouco mais simples ao reuni-los em uma reunião por meio de sistemas de videoconferência, que aliás podem ser bem complexos ou mais simples, mas que vão atender às necessidades de todos.
A videoconferência permite o seguinte cenário:
– A equipe que está no nordeste utilizará equipamentos instalados em uma sala robusta, construída especificamente para este fim. Todos estarão dispostos de frente a telas com câmeras integradas;
– No sul, há um equipamento mais simples, instalado em uma sala de reunião comum, com uma TV, câmera de vídeo e acesso à rede da empresa;
– O executivo sediado na região sudeste permanecerá em sua sala, que está equipada com sistema de videoconferência, ligado a um monitor simples. No momento da reunião, basta que ele atenda a chamada.
Caso fosse necessário adicionar um colaborador que está em trânsito, bastaria ele ter um dispositivo móvel com câmera (notebook, tablet, smartphone) e acesso à Internet para entrar na conferência. Ou, se a pessoa a se unir fosse um agente externo, um fornecedor, por exemplo, a integração poderia ser realizada com qualquer dispositivo/sistema que tenha o mesmo padrão de comunicação utilizado pela empresa.
Analisando variáveis para adotar um sistema de videoconferência
Os sistemas de videoconferência podem ser integrados em empresas de qualquer porte, a fim de agilizar a comunicação e facilitar a tomada de decisão diante das oportunidades de novos negócios. Mas, se sua empresa pensa em adotar um sistema de videoconferência, antes é preciso analisar às variáveis entre o porte do projeto e a infraestrutura a serem implementados.
Para um equipamento individual, como o da equipe situada no sudeste, um link dedicado de Internet de 1Mbps é suficiente, além de poder ser integrado junto aos links corporativos já existentes (rede WAN). Salas mais robustas, por sua vez, exigem infraestrutura igualmente robusta, o que varia muito em relação aos custos de implantação.
É aconselhável incluir nessas análises a questão do retorno sobre o investimento (ROI). Em uma empresa em que as reuniões entre suas filiais ou mesmo entre parceiros são constantes, os sistemas de videoconferência devem estar no topo das prioridades de investimento, garantindo facilidade de comunicação às equipes e o melhor custo-benefício para a empresa.
Gustavo Emerim, Engenheiro de Redes – gustavo.emerim@napit.com.br
