¿Para qué pasar tiempo y dinero con reuniones lejanas? Los actuales sistemas de videoconferencia ofrecen funcionalidades que garantizan la misma eficiencia de los encuentros presenciales
Cuando una empresa amplía sus fronteras y abre filiales, oficinas o centros de distribución en lugares alejados, pasa a lidiar con el desafío de proporcionar condiciones de comunicación entre los colaboradores, a pesar de la distancia. Para ello, además de los medios más usuales, como el teléfono y el correo electrónico, las empresas pueden contar con sistemas de videoconferencia, que permiten compartir contenido, ofrecen sonido y vídeo de alta definición, garantizando productividad a una reunión como si fuera presencial.
Tales tecnologías hoy en día van mucho más allá de abrir canales de comunicación entre colaboradores, ellas también integran profesionales de otras empresas, de otras regiones, a través del uso de diferentes dispositivos móviles. Además, la videoconferencia permite que los profesionales no tengan que desplazarse a reuniones presenciales, práctica que siempre generó altos costos e inversión en tiempo de viaje, a veces superior al tiempo de duración de la reunión.
Ante un escenario económico inestable como el actual, esta situación sería insostenible para las metas de reducción de costos impuestas a las empresas.
Posibilidades y flexibilidad
Imagine que usted tiene la misión de conciliar la agenda de 10 ejecutivos, con sede en las regiones sudeste, sur y nordeste. La tarea se vuelve un poco más simple al reunirlos en una reunión a través de sistemas de videoconferencia, que por lo demás pueden ser muy complejos o más simples, pero que van a satisfacer las necesidades de todos.
La videoconferencia permite el siguiente escenario:
– El equipo que está en el noreste utilizará equipos instalados en una sala robusta, construida específicamente para este fin. Todos estarán dispuestos frente a pantallas con cámaras integradas;
– En el sur, hay un equipo más simples, instalado en una sala de reunión común, con un televisor, cámara de vídeo y acceso a la red de la empresa;
– El ejecutivo con sede en la región sudeste permanecerá en su sala, que está equipada con sistema de videoconferencia, conectado a un monitor simple. En el momento de la reunión, basta con que atienda la llamada.
Si fuera necesario agregar un colaborador que está en tránsito, bastaría con un dispositivo móvil con cámara (portátil, tablet, smartphone) y acceso a Internet para entrar en la conferencia. O, si la persona a unirse fuera un agente externo, un proveedor, por ejemplo, la integración podría ser realizada con cualquier dispositivo/sistema que tenga el mismo estándar de comunicación utilizado por la empresa.
Analizando de variables para adoptar un sistema de videoconferencia
Los sistemas de videoconferencia pueden ser integrados en empresas de cualquier tamaño, a fin de agilizar la comunicación y facilitar la toma de decisiones ante las oportunidades de nuevos negocios. Pero si su empresa piensa en adoptar un sistema de videoconferencia, antes hay que analizar las variables entre el tamaño del proyecto y la infraestructura a ser implementados.
Para un equipo individual, como el del equipo situado en el sureste, un enlace dedicado de Internet de 1Mbps es suficiente, además de poder integrarse en los vínculos corporativos existentes (red WAN). Las salas más robustas, a su vez, requieren una infraestructura igualmente robusta, lo que varía mucho en relación con los costos de implantación.
Es aconsejable incluir en estos análisis la cuestión del retorno sobre la inversión (ROI). En una empresa en la que las reuniones entre sus filiales o incluso entre socios son constantes, los sistemas de videoconferencia deben estar en la cima de las prioridades de inversión, garantizando facilidad de comunicación a los equipos y el mejor costo-beneficio para la empresa.
Gustavo Emerim, Ingeniero de Redes – [email protected]
