A área de telecomunicações permite à empresa economizar recursos financeiros. Para tanto, é preciso aplicar a Gestão de Despesas de Telecom
Para que as empresas se mantenham competitivas, elas precisam adequar seus orçamentos, atuando com a redução de custos em alguns processos. A área de Telecom, por exemplo, é uma que permite redução de despesas, com foco em recursos, contratos, inventário e faturamento.
Uma forma de moderar gastos na empresa é a Gestão de Despesas de Telecom, uma metodologia que engloba desde a avaliação das tecnologias, dos pacotes de serviços e dos processos, até as negociações de contratos e políticas de uso praticadas pelo mercado telecom.
A gestão é indispensável para as companhias que buscam eficiência e economia em suas telecomunicações, e pode ser feita internamente ou por serviços terceirizados de empresas especializadas em Telecom Expenses Management (TEM).
Gerir internamente ou terceirizar?
Muitas empresas pensam em como decidir se essa gestão deve ou não ser terceirizada, considerando ainda se o outsourcing otimizará os resultados da operação.
Para tomara decisão, é preciso fazer perguntas como:
- Existe um inventário de recursos de telefonia em minha empresa? Está atualizado?
- Os contratos estão centralizados? Minha empresa está ciente dos termos destes contratos e das datas de finalização de cada um deles?
- As faturas estão organizadas? São auditadas mensalmente?
- Quais áreas da minha empresa são responsáveis pelo pagamento de cada um dos recursos?
As respostas para estes questionamentos vão estabelecer um parâmetro a partir do status atual da Gestão de Despesas de Telecom da sua empresa. Se a maioria das respostas for negativa, sua empresa precisa de ajuda especializada.
Quando terceirizar é a melhor opção
Em empresas de médio e grande portes, principalmente, existem muitos contratos e equipamentos para gerenciar, além de uma alta variedade de recursos de Telecom (ramais, celulares, links E1, linhas avulsas, modens 3G, links de dados WAN, dedicados e ADSL, entre outros), que geram muitas faturas mensalmente. Nestes cenários, os processos são difíceis de controlar e a terceirização torna-se a melhor opção, já que para gerir todos os processos é necessário dispor de uma equipe qualificada em TEM, de ferramentas e de tempo.
No caso de uma gestão interna, a empresa corre o risco de se perder em meio aos processos e continuar tendo gastos desnecessários, devido à falta de controle adequado e à falta de visibilidade das despesas. Além disso, seria necessário contratar profissionais especializados ou capacitá-los para executar tarefas como controlar o inventário, auditar as faturas, fazer a interface com as operadoras, gerir as contestações, controlar o fluxo do faturamento, negociar os contratos e gerar informações gerenciais recorrentes para facilitar a tomada de decisão pelos gestores de Telecom.
Investir nesses profissionais para mantê-los atualizados ante as novas tendências, tecnologias e regulamentações pode gerar um custo alto para a empresa. Outro risco é o de perder este profissional para a concorrência, levando todo o conhecimento adquirido.
O que uma consultoria especializada em TEM pode fazer
Uma consultoria dispõe de portfólio completo de soluções e de profissionais especializados em gerenciamento de telefonia. Os especialistas fazem uma análise consultiva do perfil do consumo do cliente e também do contrato. A análise permite apontar alternativas para a economia de recursos da empresa, como: a execução de uma Request for Proposal (RFP) entre as operadoras; sugestões de renegociação de contratos.
A ação conjunta do on-going de gestão de telefonia – controle do inventário, controle do faturamento e auditoria e contestação mensais -, com as análises consultivas criteriosas, garante que o cliente não somente usufrua das melhores condições contratuais e pague às operadoras somente o que é devido, como também assegura que os gestores tenham visibilidade dos gargalos de custos com a telefonia da sua empresa. Tendo, portanto, a indicação das melhores soluções para contorná-los.
Esse serviço é regido por um contrato com Service Level Agreement (SLAs) e com a garantia da entrega ágil dos resultados. Nesse contrato são considerados recursos com a operadora, como:
Negociação: Processo de negociação de contratos (tarifas e níveis de serviço), com expectativa de gerar economia de 5% a 20%, além de melhor a governança e níveis de serviços.
Recuperação: Ressarcimento de valores pagos indevidamente às operadoras. Ação pode garantir um retorno de 5% a 20% do valor pago.
Estudos de perfil: Definição e/ou otimização dos perfis de usuários. Essa análise pode ajudar a empresa a reduzir em torno de 5% a 20%a complexidade e padronizar processos.
Implantação: Gestão da implantação da operação de telefonia, com a definição do modelo de suporte, mapeamento de processos existentes e apontamento de melhorias.
Suporte técnico aos end users de telefonia: Atendimento a incidentes, changes e problemas. Resolução de problemas técnicos com as operadoras.
Consultoria aplicada à:
- Identificação de oportunidades e gestão de projetos para a redução de despesas;
- Gestão de transição ou transformação de fornecedores;
- Projetos de atualização tecnológica;
- Projetos de otimização de processos operacionais.
Quer alcançar eficiência e economia dos recursos Telecom?
Faça as perguntas necessárias para saber qual caminho sua empresa deve seguir para ter os melhores resultados em Gestão de Despesas de Telecom.
Luciele Ceconello – Gerente de Projetos – [email protected]
